Các bước giám định:
1.1. Tiếp nhận yêu cầu giám định và thỏa thuận với khách hàng
– Xem xét tính đầy đủ về thủ tục, các hồ sơ nhập khẩu và các tài liệu kỹ thuật kèm theo và ghi nhận vào Giấy yêu cầu giám định.
– Yêu cầu khách hàng bổ sung các hồ sơ, tài liệu còn thiếu trước khi nhận thực hiện vụ giám định.
1.2. Xem xét hồ sơ, phân công thực hiện
– Xem xét hồ sơ, phối hợp với khách hàng để dự thảo hợp đồng giám định (nếu có yêu cầu).
– Phân công hướng dẫn và chỉ định GĐV phù hợp với năng lực để thực hiện vụ giám định.
– Trong một số trường hợp, nếu có sự tham gia của nhiều bên liên quan hoặc công việc có tính chất phức tạp cần có sự chuẩn bị trước khi tiến hành hoặc có sự tham gia của nhiều GĐV thì phụ trác phòng KTGĐ sẽ chỉ định 1 GĐV làm trưởng nhóm phụ trách vụ giám định đó.
1.3. Thực hiện nội dung giám định
- Chuẩn bị giám định:
– Kiểm tra hồ sơ nhập khẩu đối với từng lô hàng, nếu cần đề nghị khách hàng bổ sung thêm hồ sơ nhập khẩu, tài liệu kỹ thuật cần thiết, các cơ sở kỹ thuật để làm rõ thêm về hàng hóa cần được giám định.
– Nghiên cứu yêu cầu giám định/ hợp đồng giám định, các tài liệu cần thiết phục vụ cho việc giám định (văn bản quy phạm pháp luật, tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, catalogue) để xác định các thông tin, các thông số phải xác định tại hiện trường hoặc các thông số phải lấy mẫu để kiểm tra, thử nghiệm tại PTN.
– Định hướng các phương pháp giám định và phương pháp lấy mẫu thích hợp.
– Trường hợp cần thiết, có thể tiến hành khảo sát để nắm rõ tình hình, nội dung để có phương án giám định.
– Trong một số trường hợp phức tạp có thể kết hợp thêm với phương pháp tư vấn chuyên gia chuyên ngành.
– Chuẩn bị các trang thiết bị, dụng cụ đo lường phục vụ cho việc giám định và đảm bảo an toàn trong suốt quá trình giám định.
– Chuẩn bị các biểu mẫu, biên bản làm việc thích hợp để phục vụ công tác giám định tại hiện trường.
2. Thực hiện giám định:
Ngoại trừ nội dung khảo nghiệm, tùy theo yêu cầu của loại hình giám định quy định trong giấy yêu cầu giám định/ hợp đồng giám định, trình tự chung thực hiện tại hiện trường gồm các bước:
– Kiểm tra tổng quan toàn bộ lô hàng.
– Tiến hành lấy mẫu ngẫu nhiên, đại diện cho từng lô/ nhóm thiết bị đồng nhất để giám định theo quy định hoặc nội dung giám định được yêu cầu.
– Tiến hành thu thập các thông tin có trên mẫu đã chọn
– Chụp ảnh các chứng cứ dùng để chứng minh cho các thông tin đã thu thập được.
– Ghi chép các thông tin thu thập được vào các mẫu biên bản tại hiện trường.
– Lập biên bản lấy mẫu/ giám định tại hiện trường.
1.4. Đánh giá các thông tin đã thu thập, gửi mẫu thử nghiệm (nếu có).
– Tiến hành kiểm tra, đánh giá các thông tin, bao gồm cả tính xác thực và kết hợp đối chiếu với các cơ sở kỹ thuật – pháp lý để có được các kết luận giám định.
– Gửi mẫu đã lấy để thử nghiệm (nếu có).
– Khi cần thiết có thể tham khảo thêm thông tin từ chuyên gia chuyên ngành để bổ sung cho các thông tin thực tế có được.
1.5. Lập báo cáo giám định và dự thảo chứng thư giám định
– Căn cứ vào các kết quả đánh giá thông tin sau khi giám định hiện trường và các kết quả thử nghiệm (nếu có), tiến hành báo cáo kết quả giám định.
– Báo cáo giám định bao gồm đánh giá kết quả thử nghiệm (nếu có), trong đó đưa ra nhận định, đánh giá, cơ sở kết luận về sự phù hợp kết quả giám định với các yêu cầu quy định trong văn bản pháp quy, tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, điều khoản hợp đồng liên quan hoặc các tiêu chí.
1.6. Lập dự thảo chứng thư giám định.
1.7. Thẩm xét
1.8. Phê duyệt
1.9. Phát hành chứng thư giám định
1.10. Hoàn tất thủ tục thanh toán chi phí giám định đã thực hiện.
1.11. Xử lý các phản ánh/ khiếu nại/ yêu cầu xem xét lại (nếu có)
1.12. Lưu hồ sơ vụ giám định
